Goede communicatie in je organisatie? Feedback!
Geen feedback: Onnodig verzuim.
Afgelopen week vroeg een organisatie onze hulp. Door verzuim moest men een belangrijke medewerker missen. Deze had aangegeven door de hoge werkdruk al enige tijd niet meer te kunnen slapen en had zich ziek gemeld.
In een open gesprek met deze medewerker bleek snel dat er meer aan de hand was: er hadden zich de afgelopen tijd een aantal kleine incidenten op het werk voorgedaan. Deze zorgden er nu voor dat de welbekende druppel de emmer had laten overlopen.
Typerend was weer dat deze medewerker niet met zijn leidinggevenden had gedeeld wat hem dwars zat. Hierdoor was de situatie eigenlijk onnodig geëscaleerd.
Ook de leidinggevenden waren dingen te verwijten. Zo hadden ze de afgelopen periode een aantal toezeggingen gedaan die zij in alle drukte niet waren nagekomen. Dit had weer gezorgd voor een daling van het vertrouwen bij de betreffende medewerker.
Communicatie versus Krommunicatie
En zo zorgde ‘krommunicatie’ in dit geval voor verzuim. Vanuit het oogpunt van (persoonlijk) Leiderschap hebben wij alle betrokkenen aangemoedigd om met elkaar rond de tafel te gaan zitten. Een aantal korte gesprekken tussen de medewerker en de betrokken leidinggevenden leidden vervolgens tot veel opluchting én inzichten bij alle betrokkenen!
We hebben de organisatie verder aangeraden ervoor te zorgen dat communicatie en een goed verwachtingen management een vanzelfsprekend iets zou worden binnen de gehele organisatie. (Lees ook dit artikel nog eens)
Voor ons was dit voorval weer aanleiding om in deze blog nogmaals het belang van feedback te onderstrepen!
Wat is Feedback (niet)?
Laten we beginnen met de definitie van feedback: ‘het uiting geven aan wat gedrag en/of communicatie van de ander met JOU doet.
Met feedback geef je aan wat JIJ ziet en wat JIJ graag wilt dat de ander doet.
Feedback is een verzoek, geen bevel. De ander heeft namelijk altijd keuzevrijheid.
Wanneer je feedback van een ander krijgt, is het dan ook goed te beseffen dat alle feedback die je krijgt uit de koker en de beleving van de ander komt.
Feedback gaat twee kanten op
Jij ervaart het gedrag van de ander als positief. Je waardeert de ander hierom. Je feedback is dan een compliment.
Een compliment geven kost niets maar het effect is soms onbetaalbaar.
Niets stimuleert meer, geeft meer energie en verhoogt de productiviteit beter dan oprecht getoonde waardering!
Hoe vaak geven we anderen echter complimentjes?
Belangrijk bij het ontvangen van complimenten: Wuif complimenten nooit weg met uitspraken als; “ach, het stelt niets voor”. Neem een compliment altijd met waardering aan!
Je ervaart het gedrag van de ander niet als positief en je geeft feedback om de ander zich daar bewust van te laten worden zodat dat de ander dit gedrag aanpast.
Kritiek?
Een open deur: bij het geven van deze tweede variant van feedback is het belangrijk dat deze op een goede en zuivere manier gebeurt.
Helaas zien we echter nog steeds dat de gegeven feedback in veel gevallen op de persoon gericht is en daardoor ongezouten kritiek wordt.
Feedback; lastig!
Veel mensen vinden het moeilijk om op een goede manier feedback te geven, maar nog veel moeilijker om hem goed te ontvangen.
We zéggen wel dat we de ontvangen feedback waarderen en zien als een cadeautje, maar toch… ondertussen… vóelt het anders!
Dit komt, kort door de bocht, in de rationele en emotionele werking van onze hersenen.
Ons ‘gezonde verstand’, de Ratio zegt dat de feedback een leermoment is. Vanuit je ratio kun je over een feedbacksituatie nadenken en de ontvangen feedback beredeneren.
Onze emotionele kant echter kan door feedback die we krijgen behoorlijk getriggerd raken.
Hoe heviger dit gebeurt, hoe meer ook de verbinding met je ratio geblokkeerd raakt. Je reageert ‘emotioneel’ wat juist weer niet bijdraagt in hetgeen je eigenlijk wil bereiken.
De olifant
Een mooie metafoor hiervan is die van de olifant en z’n berijder.
De berijder vertegenwoordigt de rationele kant en de olifant de emotionele kant van je brein, Stel je eens voor dat de olifant door het lint gaat. Hoeveel heeft de berijder dan nog in te brengen?
Hoe dan wel?
Goed feedback geven, op welke dag dan ook, begint met vier eenvoudige regels. Met deze regels in je achterhoofd is de kans dat de ‘olifant’ van de ander door de porseleinkast begint te rennen, een stuk kleiner:
- Benoem specifiek en concreet het gedrag / de wijze van communicatie van de ander waardoor JIJ je geraakt voelt. Wat zijn de concrete feiten?
- Wat neem JIJ waar? Elke vorm van feedback begint dus met het woordje ‘Ik’. Benoem daarna welk effect dat gedrag op jou heeft. Wat voel JIJ? (boos, teleurgesteld, verdrietig, etc.)
- Geef de ander aan wat JIJ wilt. Wat kan deze in jouw ogen anders gaan doen? Wat heb je van hem of haar nodig? Begrijpt hij / zij ook wat je bedoelt?
- Maak vervolgens afspraken voor de toekomst.
‘Feedback ís een cadeautje!‘
Wanneer je vanuit een positieve intentie iemand anders feedback geeft, draag je bij aan diens persoonlijke ontwikkeling. Tevens doe je zelf ook een gerichte inspanning.
Ben je ontvanger, ga er dan van uit dat de signalen die je krijgt vanuit positieve intentie gegeven is en ga vervolgens voor jezelf na hoe en of deze je kunnen helpen.
Gemakkelijk feedback geven en ontvangen? Doe onze workshop!
We zijn ervan overtuigd dat feedback de spil is van de communicatie in een goed lopende organisatie. Wil ook jij een soepele communicatie die samenwerking versterkt en verzuim verlaagt? Reageer dan even met de groene button, rechts boven aan deze pagina
